Как правильно работать со списком дел

Как правильно работать со списком дел

Эта статья покажет вам, как правильно работать со списком дел. Могу сказать сразу — работать со списком необходимо ЕЖЕДНЕВНО. В него должны попадать ВСЕ задачи, от похода в магазин и до очередного шага к главной цели. Это сохранит энергию и освободит мысли.

Как правильно работать со списком дел.

Прежде чем начать формировать привычку работать исключительно по списку дел, вы должны дать себе обещание, что ежедневно, утром, будете уделять 10 минут на планирование своего дня. Я перепробовал массу методик, техник, теорий о планировании и все они сходятся в одном. Ежедневно нужно уделять время для утреннего планирования, 10 минут вполне достаточно чтобы включить концентрацию на главных задачах в течение дня.

Список дел и 10-ти минутное планирование работают в тандеме и дополняют друг друга. Зачем список дел без планирования? Зачем планировать, если задачи не выписывать?

Нам нужна ежедневная концентрация на главных задачах.

Чтобы достигать поставленных целей, необходимы 2 вещи:

  1. Наш мозг должен понимать цель, к которой нужно идти и какой результат он получит, если эта цель будет достигнута.
  2. Наш мозг должен знать что делать СЕГОДНЯ, чтобы приблизиться к этой цели.

Чтобы ежедневно концентрироваться на главных задачах, необходимо знать в лицо эти задачи и постоянно напоминать себе о них.

При соблюдении этих двух правил будет сохраняться концентрация на главных задачах и вы начнете двигаться к достижению своей цели. Коллегам, друзьям будет сложнее вас отвлекать.

Составляя план на день, заложите время на мелкие (срочные задачи).

Обычно при составления плана по достижению цели учитываются только важные задачи, посторонние в него не попадают. Когда приходит время для действий, появляется много отвлекающих факторов. Составляя план на день, неделю, необходимо учитывать ВСЁ: даже те задачи которые не продвигают к достижению цели. Делать это нужно по 2-м причинам:

1. Мелкие (срочные) задачи отнимают все время, на важные задачи его просто не остается. Совместно с участниками тренинга “Результативное мышление” мы пришли к такому простому выводу, что всем вновь поступающим задачам нужно определить своё время и учитывать это при планировании.  К примеру, 3 часа в день выделять для решение задач, которые поступили в течение дня. Если таких нет (это редкость), то работаем дальше со списком.

2. Все задачи должны попадать в список дел. Мы допускаем ошибку, когда держим все вновь поступающие задачи в голове, наш мозг пытается их запомнить и тратит на это много энергии. Вскоре задач в голове становится столько, что у нас появляется ощущение многозадачности. Времени на важные задачи не остается, в большинстве случаев они просто забываются. Подробнее о том, почему это происходит, сможете прочитать в статье “Освобождаем мозг блокнотом и ручкой”.

5 Распространенных ошибок при составлении списка дел.  

От списка дел зависит многое. Если уметь его составлять  правильно, то проблем с потерей энергии не будет. Вот часто встречающиеся ошибки:

1. В момент планирования было поставлено слишком много задач. Даже сконцентрировавшись только на этом списке, его просто невозможно выполнить, так как физически не хватит на это времени. Правильная оценка своих сил при планировании придет с опытом, примерно на второй или третьей неделе активного планирования.

2. Выполнение поставленных задач зависит от других людей. В момент постановки задачи от них не было получено подтверждения. Я предлагаю бороться с этим пунктом, игнорируя его. Задачи, зависящие от других людей не могут быть важными, но важной задачей будет звонок, напоминание или назначение встречи. Важной задачей будет тот шаг, который зависит только от вас, а возьмет он трубку, приедет на встречу или нет — уже его проблемы.

3. На протяжении дня победила прокрастинация, выполнение всех дел было отложено. Прокрастинация — это следствие отсутствия истинной цели. Как только в жизни появляется цель, которую хочется достичь, прокрастинация становится чужда. Обязательно ознакомьтесь со статьей “3 способа которые помогут перестать откладывать дела на потом”.

4. Отсутствие конкретной цели и задачи — образное представление о том, что делать и ради чего это делать. Рекомендации по работе с задачами и целями сможете прочитать в статье “Как ставить перед собой задачи”.

5. Постоянные отвлечения на другие задачи, которых нет в списке. Поток входящих задач остановить сложно. Тут два варианта: 1) Научиться говорить “нет” поступающим задачам за исключением тех, которые тесно взаимосвязаны с личной целью. 2) Завести отдельный список для таких задач. В приложении “Хаос-контроль” есть специальный раздел, который называется “Место хаоса”. Туда попадают все посторонние задачи на протяжении дня. Так как день уже расписан, то тех, кто подходит с новой задачей лучше предупреждать, что приступите к выполнению только завтра. Подробнее об инструментах для планирования можете прочитать в статье “Что выбрать для планирования, блокнот или приложение?”.

Резюмирование:

 

• Первым делом дайте себе установку, что с сегодняшнего дня будете записывать все задачи в блокнот (приложение). Каждое утро будете начинать с 10-ти минутного планирования дня, на котором будете распределять все задачи по времени и важности.

• После того как вы начали ежедневно планировать и записывать все в блокнот, стоит задуматься об истинной цели. Займитесь ее поиском: статья  “3 способа которые помогут перестать откладывать дела на потом” поможет вам быть эффективным при отсутствии истинной цели; статья “Как конкретизировать задачи и делать их измеримыми” поможет правильно сформулировать вашу цель.

• Ежедневно выделяйте минимум 60 минут на выполнение мелких (срочных) задач.

• Во время составления списка дел помните про 5 самых распространенных ошибок: именно из-за них задачи переносятся на потом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *