Как и когда планировать свое время?

Важность планирования, вся статья это отрывок из книги «На пределе», Эрик Ларссен

Если Вам удастся поставить цели на неделю,  цели на год вперед, а может быть, и на более отдаленное будущее, Вы сделаете большой шаг в планировании.

Я верю в планирование. Тот, кто хочет лучше контролировать происходящее, увеличить свои шансы на успех, должен планировать. Да, многим достаточно просто хорошо выполнять свою работу, выкладываться по полной изо дня в день. Но тот, кто желает поднять планку, должен посвятить время планированию. Больше, чем считает нужным.

На практике наши планы не всегда срабатывают так, как было задумано, и нередко требуют корректировок, но, тем не менее, планирование — это большая ценность. В частности во время подготовки к адской неделе эта часть особенно важна. Именно в процессе планирования закладывается фундамент, который помогает достойно выдержать испытания жизни. То же справедливо и по отношению к остальной части года.

План — ничто. Планирование — все.

Дуайт Эйзенхауэр

Поставив перед собой ясные, четкие цели, Вы получите инструмент для оценки будущих успехов. Ваша жизнь стала более гармоничной? Вы проявляете больше решимости в работе? Ваши результаты улучшились? У Вас получилось приблизиться к завоеванию золотой медали, о которой Вы грезите? Ваша компания движется к намеченным целям? Связи на работе, в команде, в семье стали прочнее? Вам удалось стать более подтянутым и энергичным? Вы придерживаетесь своих ценностей?

Тайм-менеджмент призван помогать выполнять по одной задаче за раз. Только так можно справиться со всеми делами, будучи совершенно спокойным, поскольку были верно расставлены приоритеты. Вычеркнутые пункты в списке дел приносят еще большее умиротворение. Усталости нет, потому что Вы видите: процесс идет. Уровень стресса падает.

Я делю планирование на четыре вида по длительности:

1) на год;

2) на месяц;

3) на неделю;

4) на день.

План на год

План на будущий год следует составлять в декабре. Включите в него все поворотные моменты, значимые задачи и цели. Запишите те виды деятельности, которые уже находятся у Вас под контролем. Зафиксируйте даты, важные для Вас и в личном, и в профессиональном плане. Подумайте о своих ценностях и решите, что еще стоит запланировать: встречи с друзьями, длинные выходные с детьми, праздники, сюрприз для любимого человека в виде путешествия в Париж. Обязательно решите, какие выходные Вы посвятите отдыху, а какие работе. Всегда держите у себя в голове свои мечты, ценности и видение будущего — распланируйте год так, чтобы все это проявилось максимально ярко. В план на год стоит заглядывать минимум раз в месяц — дополнять его, вносить изменения и вспоминать, к чему Вы стремитесь в этом году.

План на месяц

В предпоследнюю неделю каждого месяца выделите пару часов на планирование следующего месяца. Руководствуйтесь теми же принципами, что и при планировании на год, но добавьте несколько новых деталей. У некоторых людей жизнь распланирована на ближайшие два-три месяца, но в этом случае главное — не стать заложником своего календаря, не считать, что если что-то было запланировано, то должно непременно воплотиться в жизнь. Помните: степень Вашей свободы гораздо Выше, чем кажется.

Многие страдают от того, что на работе им добавляют хлопот в виде незапланированных совещаний. Я убежден: следует разумно подходить к процессу выбора совещаний, на которых стоит появляться. Прежде чем пойти на очередное совещание, спросите себя: это мероприятие действительно принесет пользу компании или мне лично? Уверен, ежегодно тысячи рабочих задач так и остаются невыполненными, потому что люди тратят свое время на  огромное количество бесполезных встреч.

Ваши планы — зона Вашей личной ответственности. Неважно кто Вы — спортсмен, деловая женщина, студент, актер или фотограф. Ежемесячное планирование нужно всем. Используя календарь, Вы можете заблаговременно сообщать людям о своих планах. Желательно делать это раз в неделю.

Очень важно закладывать время на составление плана на месяц. И еще раз: очень важно закладывать время на составление плана на месяц. Как правило, время, необходимое для планирования, тонет в потоке текущих задач, и, если не предусмотреть для него отрезок накануне наступающего месяца, составление плана будет откладываться неделю за неделей. Хорошо, если Вы предусмотрите и место, где Вас ничто не сможет отвлечь от процесса.

Фиксируйте в плане основные, наиболее существенные задачи. У Вас есть чудесная возможность выделить недели, когда Вы хотели бы больше времени посвящать семье, детям, здоровью, друзьям. Например, одну неделю можно каждый день заниматься спортом, вторую — посвятить исключительно работе, а третью — провести с семьей и друзьями.

Расскажите о намеченном плане на месяц своей второй половине. Очень важно заручиться поддержкой семьи, ведь она поможет Вам организовать все так, чтобы Вы смогли извлечь из своего плана максимум пользы. Если у Вас нет семьи и детей, все равно рекомендую Вам каждую неделю концентрироваться на разных сферах жизни.

Например, если в Вашей семье есть дети, и мама отводит ребенка в детский сад или школу, а отец забирает, попробуйте иногда менять эту схему: пусть один из родителей на некоторое время полностью возьмет на себя эти обязанности. Что хорошо в планировании на месяц, так это избавление от чувства вины. Если на этой неделе Вы не уделяете достаточно времени детям или работе, или чему-то еще, Вы знаете, что исправите положение на следующей неделе — или через одну. Вы в этом уверены, потому что у Вас есть план. У Вас перед глазами есть полная картина. И Вы спокойны.

Все задачи отмечены в плане, их больше не надо держать в уме. Как только задача зафиксирована в календаре, вероятность ее выполнения заметно возрастает. Если на этой неделе Вам не удается как следует позаниматься спортом, Вы все равно спокойны, поскольку знаете, что заложили на это время. Перемены воодушевляют и придают Вам сил.

Не позволяйте календарю Вас обмануть. В году существует лишь столько дней, сколько Вы проводите с пользой. Одни весь год занимаются тем, на что хватило бы и недели. Другие за неделю справляются с делами, которые стоят целого года.

Чарльз Ричардс

План на неделю

В воскресенье вечером садитесь за стол и составляйте план на будущую неделю. Если Вам лучше работается по утрам, встаньте пораньше в понедельник и посвятите свободное время планированию.

Один управляющий директор на первой нашей встрече объяснил мне цели и стратегию компании, которой он руководил. Из его слов я понял, какую позицию он занимал на тот момент и к чему хотел привести компанию в будущем. Поделился он и своей личной стратегией — как он намерен управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь.

Я попросил его показать мне свой ежедневник. Не совсем понимая, для чего это нужно, он  неохотно протянул его мне — ежедневник был под завязку набит… совещаниями! Я задал вопрос о содержании этих встреч. Он объяснил. Тогда я сказал: «Все, что Вы собираетесь делать на этих совещаниях, нисколько не приближает Вас к целям, которые Вы поставили перед компанией». Он молчал, и я продолжил: «Как Вы собираетесь предпринимать действия, которые приведут компанию к вожделенному росту? Сколько времени Вы выделили своим подчиненным, чтобы улучшить корпоративную культуру, и себе — чтобы проявить свои качества выдающегося руководителя? Все эти встречи пожирают Вас. Вас пожирает административная мишура. Вы не контролируете свое время! Когда Вы планируете заняться ростом, увеличением доли рынка и экономией расходов?» Мои слова стали для него откровением. Он думал, что найдет время для этих задач, но в году только 52 недели. «Ежедневник подводит Вас, — сказал я. — Вам следует оценить, приближает ли Вас недельный план к намеченной цели? Если ответ “нет”, надо менять план. В вашем распоряжении не так уж много времени, чтобы достичь желаемого, — будь то мои консультации или успехи Вашей компании».

План на неделю важен, потому что задает Вам направление. Если Вы начинаете действовать в понедельник и бессознательно внедряете в жизнь то, что записано в Вашем плане, тогда календарь вас контролирует. Поэтому подумайте о своих ценностях и целях и убедитесь, что они отражены в Вашем плане. Например, если Вы хотите заниматься спортом два-четыре раза в неделю, зафиксируйте это в плане. Если этого не сделать, то взять себя в руки и пойти на тренировку будет настолько трудно, что едва ли Вы сможете это сделать. Вам нужно побеседовать с тренером, боссом, коллегой, другом — для Вас это довольно трудно сделать, это пугает Вас, и потому Вы постоянно откладываете разговор? Зафиксируйте в календаре предполагаемую дату встречи. Вам важно полноценно проводить время с детьми или со своей девушкой? Запишите это в календарь.

Мой клиент признался, что испытывает муки совести, потому что считает себя плохим отцом — у него вечно не хватает времени на детей. Я спросил, как часто он их видит. Клиент ответил, что обычно он возвращается домой во второй половине дня, выходные же порой идут насмарку из-за работы. Я сказал: «При всем уважении, Вы видите детей гораздо чаще многих людей. Проблема не в занятости, а в том, что Вы не отводите в своем графике время, которое полностью могли бы по­святить им. Вы не решили для себя и не отметили в календаре, когда готовы быть “лучшим папой в мире”. Никакой конкретики — когда? что? как? Как только Вы проясните эти вопросы, Вам будет легко отключить телефон, отложить работу и не думать ни о чем, кроме текущего процесса. А как часто детям требуется такой папа?» «Возможно, не так уж часто», — ответил он. «Нечасто? Вернитесь мысленно в свое детство. Что Вы помните о времяпрепровождении с собственным отцом? Чем Вы занимались? Воссоздайте нечто подобное в настоящем. Один раз в неделю – уже роскошь. Многим детям никогда не удается проводить столько времени с папой или мамой». Он, конечно, согласился.

Успех требует сознательности и соответствующих действий. По­этому садитесь за стол в воскресенье вечером или рано утром в понедельник и оптимально планируйте свою неделю. Вспомните о встречах, совещаниях, настрое, сосредоточенности, переменах, отмене некоторых задач, о делегировании, о том, когда ложиться спать и когда вставать, что предстоит сделать на работе, — превратите эту неделю в ценный ресурс для себя, своей семьи, друзей, коллег и всех остальных.

Думайте как человек дела, действуйте как человек слова.

Анри Бергсон

 План на день и его претворение в жизнь

Кто-то считает, что такой план следует составлять накануне вечером, а кто-то предпочитает делать это по утрам. Я советую первое. Есть что-то в том, чтобы пойти спать споконым из-за осознания того, что у тебя все схвачено. План на день упорядочивает и проясняет мысли, а значит, дарит чувство контроля над следующим днем. Уверен, если Вы отправитесь в кровать, составив план на будущий день, Вы будете лучше спать. Более того: Ваше подсознание начнет решать некоторые из предстоящих задач. Любой человек может накидать черновой план на следующий год, любой способен раз в месяц распланировать новый месяц, многие в состоянии распределить время в течение наступающей недели, но в планировании каждого дня большинство из нас терпят крах.

Мне приходится планировать свой день по утрам. Войдя в офис, первое, что я делаю, — включаю кофе-машину и с дымящейся чашкой кофе сажусь за составление плана.

Для меня планировать — одно удовольствие. Точно как для Арне Нэсса его долька шоколада. Я буквально предвкушаю составление плана за чашкой кофе. Я говорю себе, что план важен для достижения успеха, что у меня это хорошо получается, что я люблю это делать. Но я не всегда занимался планированием. Признаться, в прошлом оно мне не давалось. Да я и не любил это занятие.

Вам стоит уделить планированию особое внимание. В это время Ваши ожидания и стандарты будут достаточно высокими, поэтому буду надеяться, что осознание его ценности приучит Вас ставить цели на каждый новый день. Я еще вернусь к теме плана на день, но сначала, давайте вспомним о списке дел, так как он имеет большое значение для планирования.

Список дел

Выше я уже упоминал особый список дел, который я составляю в некоторых ситуациях. Список — это часть моего антикризисного плана, способ вновь обрести чувство контроля. Тайм-менеджмент помогает избегать кризисов и, таким образом, сохранять спокойствие. Списки нужно составлять постоянно, чтобы не держать все задачи в голове. Необходимость обо всем помнить убивает. Для нас совершенно естественно носить нижнее белье, всегда держать при себе ключи и мобильный телефон — так же дело должно обстоять и со списком дел. Я горячо Вам это рекомендую.

Составлять списки просто. Именно простота — залог их функциональности. Если составление списка становится сложным процессом, техника перестает работать. Все должно быть устроено настолько просто, чтобы Вы смогли заниматься списком, даже если голодны, в плохом настроении, растеряли весь свой запал или злитесь.

Вы должны иметь возможность записывать появляющиеся задачи или поручения в одно и то же место в любое время. Неважно, будет это покупка новой зубной щетки или новая грандиозная идея по работе. Неважно, будете Вы в это время ехать в поезде, сидеть на встрече или отдыхать. Неважно, какое за окном будет время суток, — Вы обязаны занести задачу в свой список. Поэтому он должен быть при Вас всегда. В том числе, на прикроватной тумбочке. Не имеет значения, каким он будет — электронным или записанным от руки на клочке бумаги. Главное, чтобы Вы активно использовали его в течение дня. Записывайте!

Джек Кэнфилд убедительно рассуждает о списках дел в книге «Правила». Он подчеркивает, что пункты списка следует ранжировать по значимости и, в первую очередь, браться за самые важные дела («Сначала делайте то, что необходимо делать сначала»). Это блестящий подход. Вы можете группировать задачи, разделяя их на личные и рабочие, группировать людей, которым должны позвонить, электронные письма, на которые должны ответить, электронные письма, которые должны написать, проекты и прочее. Все задачи должны оказаться в списке, чтобы к концу дня быть вычеркнутыми. Вы начинаете планировать новый день, глядя на перечень выполненных за прошедший день задач.

Джек Кэнфилд цитирует слова Брайана Трейси из его книги «Выйди из зоны комфорта». Метод Трейси основан на выделении пяти важнейших задач в день. Эти задачи помещаются в верхней части списка. Автор называет их «самой большой и противной лягушкой». Он предлагает, в первую очередь, закончить эти дела (съесть лягушку), так как после этого остаток дня проходит гораздо легче. Простая и мудрая стратегия, которую я полностью разделяю.

Людям, конечно, свойственно делать все наоборот: откладывать самую большую лягушку на потом, чтобы весь день она висела дамокловым мечом над головой. Оставляя такие дела на последний момент, Вы включаете защитные механизмы, а взамен обретаете чувство беспокойства. Совсем другое дело, если съесть лягушку сразу! Вы получите заряд оптимизма и чувство уверенности в себе. Поэтому, если есть такая возможность, поместите самую большую лягушку в начале списка. Записывайте не только время, когда приступите к задаче, но и первое связанное с ней действие. Это будет Вашей подсказкой, с чего начать, что сделать первой «точкой приложения сил». Если это телефонные звонки, выделите период, например с двенадцати до двух, чтобы обзвонить всех, кого нужно. Время вышло — со звонками покончено. Не стоит круглые сутки быть на связи. То же касается и электронной почты. Отведите в течение дня время на проверку своего ящика, чтение и написание писем. Не отвлекайтесь на входящие сообщения. Если разговор или письмо влекут за собой новые задачи, занесите их в список дел — так Вы сможете учесть их при составлении плана на последующие дни.

Для задач помасштабнее простого телефонного звонка или письма отмечайте, что и когда должно быть сделано, — это будет Ваша первая «точка приложения сил» в календаре. Если Вы не успеваете закончить дело сегодня, зафиксируйте его в списке и учтите при составлении плана на следующий день.

С некоторыми задачами Вы справитесь сегодня, другие распределите в течение недели или месяца. Самое лучшее в этом методе то, что Вы сами решаете, что и когда будете делать, и контролируете ситуацию. Некоторые люди составляют план на несколько дней вперед. Если Вы из их числа, заполняйте пунктами из списка и короткие перерывы между встречами: моменты, когда Вы находитесь в дороге, или другие свободные отрезки времени в течение нескольких дней или недель. День становится длиннее, если его детально распланировать.

Делать два дела сразу  — значит не делать ни одного.

Публилий Сир

Одно дело за раз

Выполняйте одну задачу за раз. Фокусируйтесь. В наше время много говорят о многозадачности, то есть о том, чтобы одновременно заниматься несколькими делами. Я отношусь к этому скептически.

Почти невозможно думать о двух вещах сразу. Человеку свойственно находиться только в одном настроении, концентрироваться только на одном деле и выполнять только одну задачу за раз. Пример, который подтверждает мою теорию, — интерес человека к охоте и рыбалке. Охотники и рыболовы преуспевают в своем деле, когда делают здесь и сейчас что-то одно. Скалолазание — еще один хороший пример. Альпинист должен на сто процентов концентрироваться на ситуации —  для него это вопрос жизни и смерти.

Человеческий мозг развивался на протяжении многих тысяч лет. В последние 100–200 лет повседневность претерпевает колоссальные изменения, за которыми эволюция просто не поспевает. Мы не чувствуем себя счастливыми в условиях, когда все непрестанно меняется и приходится ежеминутно смещать фокус. Можно пытаться справиться с этим, приучить себя к новой действительности, но от природы нам не свойственно преуспевать в таком режиме. Пока еще нет. Вот почему тот, кто определяет, на чем ему стоит сосредоточиться, на каких рабочих задачах сконцентрироваться в течение ближайшего часа, лучше справляется с делами, чем тот, кто совмещает их с электронной почтой, звонками и другими отвлекающими факто­рами.

Я понимаю, что многие из Вас должны находиться на связи и уметь быстро переключаться с одной задачи на другую. И все же попробуйте взглянуть на это критическим взглядом. Быть может, только Вы ждете от себя такого поведения, в действительности же оно не дает никому преимуществ. Преуспевающие люди, когда они вовлечены в серьезную работу, не приветствуют вмешательств извне.

Мы можем быстро меняться, но неспособны держать в голове сразу две не связанные между собой мысли. В недалеком прошлом все было проще: Вы были доступны в одном месте и недоступны в другом. Сегодня все иначе, и Ваш образ мыслей играет решающую роль.

Дела, которые появляются в самый неподходящий момент

Вы заняты одним делом, и вдруг появляется другая задача, в офис заходит клиент или раздается важный звонок. Как себя вести? Первое, что Вам следует сделать, — решить, что важнее для Вас сделать в первую очередь. Отложить А и взяться за B или сосредоточиться на B и определить, когда Вы сможете вернуться к А. Если у Вас нет времени, чтобы снова заняться А, придется еще раз отметить эту задачу в календаре либо вернуть ее в список дел. В деловой среде причина стресса зачастую в том, что люди не следуют этой простой схеме.

Откладывание дел должно находиться под строжайшим запретом. Это не значит, что Вам придется заниматься одновременно всеми возложенными на Вас задачами, иначе дни превратились бы в сплошной хаос. Я говорю о том, что Вы не можете оставить дело, пока не занесли его в список и не запланировали в календаре. Сделав это, Вы уже не забудете о задаче и будете знать, когда она будет решена.

Как только Вы овладеете временем, Вы поймете, насколько соответствует истине правило, что большинство людей переоценивают то, что могут выполнить за год, — и недооценивают то, чего могут достигнуть за десять лет. Энтони Роббинс

Практические задания

1. Создайте список дел.

2. Составьте план на год , на неделю, на день.

3. Научитесь переносить пункты из списка дел в календарь

Мортен Асли, тренер по личностному росту компании Bertrand AS, бывший пилот военно-воздушных сил:

Для пилотов военно-воздушных сил планирование имеет огромное значение. От него зависит практически все, поскольку наш рабочий день состоит из множества непредвиденных факторов. Приходится за многое нести ответственность, и чтобы чувствовать хотя бы каплю контроля в непростой обстановке, без плана не обойтись.

Я знаю, что полного контроля у меня не будет никогда. Так обстоит дело для всех людей во всех областях жизни — дома и на работе, для пилота и для бухгалтера. Только детальное планирование дает ощущение контроля, и это крайне важное чувство. Достаточно составить план, сосредоточиться на том, что действительно зависит от тебя, и уже не приходится беспокоиться обо всем остальном. Это приносит умиротворение и придает сил.

Мир сложно устроен. Можно зациклиться на вещах, которые от тебя не зависят, или последовать примеру пилотов военно-воздушных сил: использовать списки и планировать все, что поддается планированию. Сосредоточьтесь на том, что способны изменить, и по­звольте остальному идти своим ходом. В противном случае можно спровоцировать хаос и неопределенность и утратить фокус на своих задачах.