Как конкретизировать задачи и делать их измеримыми

Большинство из нас живет в мире абстрактных задач и это считается нормой. Мы уже на автомате, общаясь с родственниками, друзьями, коллегами используем абстрактные понятия и формулировки. Когда девушка говорит своему парню зайти в магазин после работы , она не конкретизирует задачу, а говорит просто — Купи хлеб после работы. Парень понял задачу, но в момент когда он в магазине стоит перед хлебом, у него возникает вопрос, а какой? Он берет телефон и начинает узнавать. Он даже не подумал уточнить это в самом начале. В этой статье мы разберем что значит постановка конкретной задачи и как пользоваться измеримыми показателями в жизни.

Определение конкретной задачи

Перед нами листочек и ручка, сегодня тяжелый день и нужно его спланировать. Мы начинаем вписывать в него свои задачи и надеемся что сегодня завершим их. Мы верим что сегодня будем полны энергии и сможем преодолеть себя. Вот наступает время активных действий, но к делам мы так и не приступаем. Многие начинают задаваться вопросом, почему? Причину нужно искать в себе, и в большинстве случаев она находится в списке задач, который был составлен утром. Там нет плана для выполнения конкретных задач, да и самой конкретики тоже нет. Ниже приведен этот список. Попробуйте увидеть в нем ошибки, которые допускают большинство:

• Сделать зарядку
• Прочитать все письма на почте
• Работать над проектом “Быстрый Старт”
• Сходить на тренировку
• Читать книгу “Сила воли”
• Сходить в магазин
• Прибраться дома

Большинство списков составляются именно так, в  них нет конкретных целей и задач. Я это знаю от участников тренинга “Результативное мышление”. Раньше у меня был шаблон, который я им отправлял после того, как они присылали свои списки, теперь я отправляю ссылку на эту статью до того как даю задание составить список дел. Я мог это делать раньше, но тогда я не смог бы понять, в чем же ошибки большинства людей, почему они не могут правильно планировать свое время.

Как оказалось, большинство мыслят процессными действиями. Сделать зарядку, работать над проектом, читать книгу: все это процессы, а нам нужен результат.

Чтобы поставить конкретную задачу, нужна конкретная цель.

2 правила правильной постановки задачи

1. Цель должна быть конкретной и измеримой.

2. Задача должна соответствовать цели и приближать ее выполнение.

Исходя из 2-х правил постановки задач, можно сделать вывод, что у вас не получится поставить конкретную задачу до тех пор, пока не появится цель. У большинства людей нет измеримой цели, именно поэтому они ставят процессные задачи.

К процессным задачам довольно сложно приступить, так как ваш мозг не видит конечной точки. Зачем приступать к делам когда непонятен результат от них. Это основная причина откладывания дел в долгий ящик, а теперь посмотрим как должна выглядеть задача на самом деле.

Постановка конкретной задачи исходя из цели

Краткосрочная цель: Похудеть на 5 кг за 60 дней, до 12.12.2018

5 кг, вполне конкретный и измеримый показатель, но вы не сможете ставить себе задачу похудеть на 300 грамм сегодня. Интенсивная тренировка не помогает сбрасывать вес здесь и сейчас, а работает на долгосрочную перспективу. Также необходимо учитывать здоровый сон и правильное питание. Исходя из этого нам нужно поставить конкретную задачу на день, выглядеть она может так:

• Утром с 07:00 до 07:30 уделить время тренировке на которой нужно сделать след. упражнения: 1. Отжимание от пола 4 подхода по 10 раз. 2. Приседание с гантелями 4 подхода по 8 раз. 3. Скручивание на полу 3 подхода до отказа. Это нужно мне чтобы похудеть на 5кг до 12.12.2018

Это первый способ конкретизации, и самый лучший. Измеримые показатели — это подходы и количество повторений (раз). В самом конце обязательно нужно написать, для чего это нужно делать (саму цель или часть ее), эта фраза помогает вам приступить к выполнению задачи.

• Утром с 07:00 до 07:30 уделить 30 минут тренировке, это нужно мне чтобы похудеть на 5 кг до 12.12.2018.

Это второй способ конкретизации, не самый лучший, но ему есть место быть. В качестве измеримых показателей выступает время. Этим способом вы можете пользоваться, когда у вас уже сформирован список упражнений для тренировки и вы четко будете знать что делать во время этих 30 минут. Если вы начнете уделять 30 минут тренировке без списка упражнений, это может привести к тому, что на протяжении 30 минут вы будете делать вид что занимаетесь спортом, но не заниматься им на самом деле.

Долгосрочная цель: Стать экспертом в “своей сфере”, уделив развитию этого навык 4 000 часов.

Многие их из нас хотят стать экспертом в своей сфере, но конкретизировать это довольно сложно. В некоторых случаях в качестве измеримого показателя можно использовать время. Так вы сможете отслеживать приближение к этой цели, и контролировать ее выполнения. Задача может выглядеть так:

• Уделять ежедневно 60 минут на развитие навыка “из своей сферы”, это поможет стать экспертом к 12.12.2020.

У этого способа есть минусы, если подойти к нему безответственно, то вы можете делать вид что развиваетесь, но не развиваться на самом деле. К этой цели необходимо составить четкий план обучения, либо придумать способ, с помощью которого вы будете контролировать свой прогресс. Когда я ставил себе подобную цель, то ограничился лишь тем, что ежедневно в заметки вписывал вопросы (по своей теме) на которых я не знал ответа. Уже на следующий день должен был узнать ответ на этот вопрос,  у меня было правило: 1 день — 1 вопрос. Я знал на неделю вперед, какие темы мне нужно изучить и чем я буду заниматься на протяжении этого часа.

Что можно использовать в качестве измеряемого показателя чтобы ставить правильные цели и задачи:

1) Время — ежедневно отслеживать время отведенное на развитие, проект, задачу. Этот способ хорош тем, что им можно конкретизировать любую задачу, но он требует личной ответственности. Если вы склонны обманывать самого себя, то вам лучше уделить больше времени на постановку цели и формулировку задачи.

2) Цифры — количественные показатели: сделать 13 повторений, прочитать 30 страниц, запомнить 10 слов на английском языке, написать 3000 знаков для статьи, сделать 30 звонков клиентам и т.д. Этот способ лучше первого, он конкретней и вашему мозгу проще заставить вас выполнить поставленную задачу.

3) Этапы — сложный проект который разбивается на несколько этапов. Разберем на примере создания сайта. Довольно объемный проект, и если вы ежедневно будете ставить задачу создать сайт. Вероятность выполнить ее низкая. Но если вы разделите огромный проект на несколько частей: создать прототип, составить/заказать контент, заказать дизайн, найти верстальщика, программиста, то задача кажется уже выполнимой, приступить к ней намного проще. Этап уже конкретизируете с помощью: времени, цифр, действий.

4) Действия — есть конкретные действия при выполнении которых сразу виден результат: прибраться в комнате, отнести в ремонт телефон, позвонить дизайнеру, составить план на след. неделю. Здесь не нужно тщательно формулировать саму задачу так как понятно что нужно делать, но обязательно в формулировке нужно указывать сроки — выполнить до 15:00.

Для любой задачи необходимо ставить сроки, для чего это нужно разберем в следующей статье. Обязательно ознакомьтесь со статьей “Освобождаем мозг блокнотом и ручкой”, это будет хорошим дополнением к этой статье.